Llevar a cabo revisiones del plan

 Una revisión de proyecto es un proceso que una empresa utiliza para evaluar el éxito de un proyecto concreto y decidir si debe seguir recibiendo recursos. Una revisión de proyecto puede significar tanto una reunión con el equipo del proyecto para evaluar el estado de un proyecto actual como una revisión al final de un proyecto. Una empresa utiliza las revisiones de proyectos para hacer un seguimiento de métricas específicas y asegurarse de que un proyecto produce los resultados deseados.

El equipo de revisión del proyecto podría estar formado por las siguientes funciones:

• Líder de la revisión del proyecto: El responsable de la revisión del proyecto dirige y facilita la revisión, realiza evaluaciones de riesgo sobre las áreas en las que el proyecto puede mejorar y analiza los documentos del proyecto.
• Analista de control de calidad: El analista de control de calidad ayuda al jefe de revisión del proyecto con el análisis y las comparaciones relacionadas con la estrategia y las normas del proyecto.
• Registrador: El registrador toma notas durante todo el proceso de revisión. El analista de control de calidad puede ocupar este puesto, o el registrador puede trabajar en estrecha colaboración con el analista de control de calidad.

• La revisión del proyecto es un aspecto importante del proyecto en general y ayuda a determinar si merece la pena seguir trabajando en él. También puede ser útil para evaluar si el proyecto está dando los resultados deseados para el negocio, y ofrece a la empresa una valiosa oportunidad de recibir comentarios sobre la trayectoria y el éxito del proyecto. A medida que se producen desarrollos continuos, el proceso de revisión del proyecto puede ayudar a mantener las prácticas de proyecto más eficaces y productivas.

  Las empresas pueden utilizar los conocimientos adquiridos en estas revisiones para la planificación y gestión de futuros proyectos, ahorrando tiempo, energía y dinero al equipo del proyecto. Las aportaciones positivas del equipo de revisión también pueden animar y motivar a los empleados del equipo del proyecto. El equipo de revisión puede querer hacer saber al equipo del proyecto que su duro trabajo tiene un impacto positivo en su proyecto y en la empresa.

• 1. Establezca las funciones de los revisores

  Establecer funciones y responsabilidades claras para las revisiones antes de que comience el proceso de revisión puede ayudar a garantizar que todos los miembros comprendan sus funciones y que el equipo dé cuenta de todos los resultados antes de comenzar su investigación. La asignación de funciones y responsabilidades a los miembros del equipo permite que todos se mantengan centrados y en el objetivo mientras dan cuenta de todos los aspectos del proceso de revisión.

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  2. Establecer directrices para la retroalimentación

  Una línea clara para los comentarios ayuda a facilitar la comunicación entre el equipo de revisión y el equipo del proyecto, lo que permite una colaboración satisfactoria a lo largo del proceso de revisión. Es probable que las partes interesadas en el proyecto quieran participar en el proceso de revisión, por lo que puede disponer de pautas de retroalimentación para sus opiniones también. Con varias personas involucradas en el proceso de revisión, es importante priorizar el tener directrices específicas sobre el número de veces que el proyecto será revisado y ajustado.

  3. Decida qué evaluará el equipo de revisión

  Antes de iniciar la revisión, el equipo de revisión puede considerar la posibilidad de esbozar sus objetivos y destacar las áreas específicas que desea evaluar. Esto puede ayudar a garantizar que los revisores racionalicen su trabajo y se centren en abordar las necesidades específicas del proyecto. Una vez que el equipo de revisión haya decidido sus objetivos, es importante comunicarlo al director del proyecto para que todos los implicados entiendan el propósito de la revisión del proyecto.

  4. Iniciar la revisión

  Durante la fase de inicio, el equipo de revisión crea una colección de materiales, a veces denominada paquete de entrada, que informa al equipo del proyecto del proceso de revisión y de la documentación que el equipo de revisión puede exigir al director del proyecto. El jefe de revisión del proyecto puede crear un conjunto de preguntas de revisión y una agenda. El director del proyecto puede reunirse con otros miembros del equipo del proyecto para preparar la revisión y discutir el proceso que se avecina.

  5. Investigue

  Esta es la fase en la que el equipo de revisión evalúa completamente el proyecto. El equipo de revisión puede comparar los resultados del proyecto con las normas de la empresa. Los miembros del equipo de revisión también pueden realizar entrevistas individuales informales con los miembros del equipo del proyecto, incluidos los jefes de equipo, los coordinadores de pruebas, el planificador del equipo y otros miembros. A partir de estas entrevistas, el analista de garantía de calidad consolida las notas para crear una lista concisa de las conclusiones preliminares del equipo. Dependiendo del tamaño del equipo y de la complejidad del proyecto, el proceso de revisión puede durar entre uno y dos días.

  6. Informar al equipo del proyecto

  El equipo de revisión recopila los resultados del análisis de los documentos, las entrevistas individuales y el material de investigación adicional e informa de sus conclusiones al equipo del proyecto y a las partes interesadas. Al informar sobre el estado del proyecto, el equipo de revisión puede optar por codificar sus resultados según los colores verde, amarillo y rojo:

• Verde: Si etiquetan un proyecto como verde, no es necesario realizar ninguna acción, y es probable que informen de un resumen de sus conclusiones.
• Amarillo : Si un proyecto tiene un código amarillo, el equipo de revisión puede solicitar una reunión de seguimiento o una revisión en el plazo de un mes para continuar con el seguimiento del progreso del proyecto.
• Rojo: Un proyecto "en riesgo" es aquel que el equipo de revisión califica de código rojo, lo que indica que el equipo del proyecto puede considerar la realización de ajustes y mejoras en el área del proyecto que los revisores examinaron, y el equipo de revisión realizará un seguimiento en el plazo de un mes para supervisar el progreso del proyecto.